قصد دارم تو این مقاله محدوده پروژه بصورت خلاصه و با زبان ساده و بار دیگه بصورت تفصیلی و با زبان رسمی به شما معرفی کنم :
اول بریم واسه تعریف ساده و خودمونی جهت یادگیری سریعتر :
محدوده پروژه چیه؟ 🤔
تصور کن داری یه کیک تولد 🎂 می‌پزی. محدوده پروژه همون دستور پخته کیکه! یعنی دقیقاً مشخص می‌کنه که چی رو باید بپزی، با چه موادی، چقدر طول می‌کشه و چطوری باید از آب دربیاد. 🧐
توی پروژه، محدوده یعنی:
- کل کاری که باید انجام بشه. 👷♀️
- اهدافمون چیه؟ 🎯
- چی رو باید تحویل بدیم؟ 📦
- چیزی که جزو پروژه‌مون نیست چیه؟ 🚫
خلاصه، یه جور نقشه‌راهه که گم نشیم! 🗺️
کی مسئول محدوده پروژه است؟ 🧑✈️
معمولاً مدیر پروژه! 👑 اون مثل ناخدای کشتی 🚢 می‌مونه که حواسش به همه چیز هست. البته، بقیه ذینفعان (کسایی که پروژه بهشون مربوطه) و تیم پروژه هم کمک می‌کنن تا این نقشه کامل بشه.
مدیریت محدوده پروژه یعنی چی؟ 🕵️♀️
خب، وقتی نقشه راه رو کشیدیم، باید حواسمون باشه که ازش خارج نشیم. اگه یهو وسط راه یکی بگه: “ای وای! یادم رفت اینو هم می‌خواستیم!” 🤦♀️ و بخواد یه چیز جدید اضافه کنه (بدون هماهنگی قبلی)، این بهش می‌گن “خزش محدوده” یا “Scope Creep” 🐌. این خزش می‌تونه پروژه رو به فنا بده! 💥 باعث می‌شه دیرتر تموم بشه، پول بیشتری خرج بشه و کلی اعصاب‌خردی بیاره. 😩
پس مدیریت محدوده یعنی:
- همیشه حواسمون به دستور پخت باشه. 📖
- اگه قرار شد چیزی تغییر کنه، با اجازه و هماهنگی رسمی باشه. ✅
- نذاریم یهو سر و کله کارهای اضافی پیدا بشه. ⛔
مراحل مدیریت محدوده پروژه (خیلی خودمونی!): 🚶♀️🚶♂️
- اول مشخص کن چی می‌خوای (تعریف محدوده) 📝: دقیقاً بگو چی از این پروژه انتظار داری. مثل اینکه بگی “یه کیک شکلاتی با توت‌فرنگی می‌خوام.” 🍓
- بعد بنویسش (بیانیه محدوده) ✍️: همه اون چیزایی که گفتی رو رسمی بنویس. مثل یه قرارداد می‌مونه که بعداً دعوامون نشه! 🤝
- برنامه مدیریت محدوده بساز (چطوری حواسمون باشه؟) 🧐: مشخص کن چطوری قراره حواست به این قرارداد باشه. چطوری تغییرات رو مدیریت می‌کنید؟
- یه خط قرمز بکش (خط مبنای محدوده) 🔴: این همون “نقطه شروع” و “نسخه اصلی” پروژه است که همه روی اون توافق کردن.
- مدام چک کن و کنترلش کن (نظارت و کنترل) 🔎: حواست باشه که همه طبق همون خط قرمز و نقشه اصلی پیش میرن. اگه کسی خواست از خط خارج بشه، سریع بگیریش! ✋
چرا محدوده پروژه اینقدر مهمه؟ 🌟
- باعث می‌شه برنامه‌هامون واقع‌بینانه باشه. 🗓️
- جلوی خرج‌های اضافی و دیرکرد رو می‌گیره. 💰
- انتظارات همه رو روشن می‌کنه. ✨
- تیم مناسب رو برای کار پیدا می‌کنیم. 🧑🤝🧑
- کار با کیفیت تحویل می‌دیم. 💯
چطوری از “خزش محدوده” جلوگیری کنیم؟ (نکات طلایی! ✨)
- همون اول دقیقاً مشخص و مکتوب کن! 🖊️ مثل اول دعوا که می‌گن، “حرف اول رو سفت بزن!”
- یه فرآیند رسمی برای تغییرات داشته باش! 📋 اگه یکی خواست چیزی رو عوض کنه، باید “درخواست تغییر” بده و همه تأیید کنن، نه که همین‌طوری یهو عوض بشه!
- دائم با همه در ارتباط باش! 🗣️ مثل یه رادیو 📻 که همیشه روشنه، اطلاعات رو به همه بده و ازشون بازخورد بگیر.
- کارها رو مرحله به مرحله تأیید کن! 🆗 هر بخش که تموم شد، از ذینفعان تأییدیه بگیر تا بعداً نگن: “این نبود که ما می‌خواستیم!”
- تیمت رو هم آگاه کن! 🗣️ بهشون بگو چقدر مهمه که از محدوده خارج نشن و اگه چیزی دیدن، سریع خبر بدن.
حالا بریم سراغ تعریف رسمی و تفصیلی :
تعریف محدوده پروژه بخش مهمی از فرآیند برنامه‌ریزی پروژه است. به این دلیل که محدوده پروژه، مرزهای آنچه که بخشی از کار پروژه خواهد بود و آنچه که نخواهد بود را تعریف می‌کند، که هنگام تهیه بودجه و برنامه پروژه ضروری است.
طبیعتاً، مدیریت محدوده، حوزه مهمی از مدیریت پروژه است و چیزهای زیادی برای یادگیری در مورد آن وجود دارد. اما قبل از اینکه به آن بپردازیم، بیایید با تعریف محدوده پروژه شروع کنیم.
محدوده پروژه چیست؟
محدوده پروژه، کل کاری است که برای تکمیل یک پروژه باید انجام شود. برای تعریف آن، مدیران پروژه باید پروژه را به وظایف و نتایجی که برای برآورده کردن اهداف و الزامات ذینفعان و تحویل موفقیت‌آمیز پروژه اجرا می‌شوند، تجزیه کنند.
تعریف محدوده پروژه بخش جدایی‌ناپذیر از فرآیند برنامه‌ریزی پروژه است، زیرا بر اساس محدوده، مدیران پروژه تیم‌های خود را تشکیل می‌دهند، منابع مورد نیاز پروژه را تخمین می‌زنند و برنامه، زمان‌بندی و بودجه پروژه را تعیین می‌کنند.
چه کسی مسئول محدوده پروژه است؟
مدیر پروژه مسئولیت اصلی تعریف، مدیریت و کنترل محدوده پروژه را بر عهده دارد. در حین تعریف محدوده، آنها اغلب با ذینفعان کلیدی و تیم پروژه همکاری می‌کنند که در مورد آنچه پروژه شامل خواهد شد و نخواهد شد، اطلاعات ارائه می‌دهند. مدیر پروژه همچنین محدوده را در طول چرخه عمر پروژه مدیریت می‌کند و ذینفعان را از هرگونه به‌روزرسانی مطلع می‌سازد.
حامی پروژه، پروژه را آغاز می‌کند و الزامات سطح بالا و نیازهای تجاری را که محدوده پروژه را هدایت می‌کنند، ارائه می‌دهد. آنها همچنین رسماً بیانیه محدوده پروژه یا تغییرات عمده را تأیید می‌کنند. همچنین مدیران پورتفولیو یا PMOها در سطح بالاتر و استراتژیک‌تری نسبت به مدیر پروژه ممکن است درگیر باشند، زیرا آنها برای اطمینان از همسو بودن همه پروژه‌ها و برنامه‌های درون پورتفولیو با اهداف و مقاصد استراتژیک سازمان تلاش می‌کنند.
تیم پروژه یا کارشناسان موضوعی ممکن است با ارائه بینش در مورد وظایف، منابع و نتایج مورد نیاز برای حوزه‌های کاری خود، در تعریف محدوده مشارکت کنند.
مدیریت محدوده پروژه چیست؟
مدیریت محدوده پروژه فرآیند پیگیری محدوده یک پروژه پس از شروع آن است تا اطمینان حاصل شود که فراتر از کنترل رشد نمی‌کند. مهم است که بدون نظارت مدیر پروژه، هیچ کار اضافی یا هزینه اضافی به محدوده پروژه اضافه نشود. اگر محدوده یک پروژه در طول مرحله اجرای پروژه تغییر کند، برنامه، زمان‌بندی و بودجه پروژه که در ابتدا تعریف شده بودند با محدوده مطابقت نخواهند داشت و باعث تأخیر در پروژه و هزینه‌های اضافی می‌شوند. این به عنوان خزش محدوده شناخته می‌شود و ممکن است باعث شکست پروژه‌ها شود.
با این حال، محدوده یک پروژه می‌تواند با خیال راحت گسترش یابد، زمانی که ذینفعان یا اعضای تیم پروژه از یک درخواست تغییر رسمی که توسط هر دو طرف توافق شده است، استفاده کنند. این به مدیران پروژه اجازه می‌دهد تا زمان و منابع بیشتری درخواست کنند و برنامه و بودجه پروژه را بر اساس آن تنظیم کنند.
برای کنترل محدوده پروژه، مدیران پروژه دو سند اصلی مدیریت محدوده پروژه ایجاد می‌کنند: بیانیه محدوده و طرح مدیریت محدوده. این اسناد، محدوده را در طول مرحله برنامه‌ریزی تعریف می‌کنند و قوانین و دستورالعمل‌های پیگیری آن را تعیین می‌کنند.
مراحل مدیریت محدوده پروژه :
مدیریت محدوده به این معنی است که از ابتدا شما و ذینفعان ارتباط واضحی داشته باشید. شما باید دیدگاه آنها را بدانید تا بدانید که در یک پروژه چه انتظاری دارند. به این ترتیب، وقتی تغییری رخ می‌دهد، می‌توانید آن را به سمت دستیابی به اهداف پروژه هدایت کنید و در عین حال پروژه را در مسیر درست نگه دارید. اما این فقط آغاز کار است.
برای مدیریت محدوده پروژه، باید پنج کار انجام دهید:
۱. تعریف محدوده پروژه
تعریف محدوده یک پروژه شامل شناسایی کارهایی است که انجام خواهد شد. برای انجام این کار، ابتدا باید اهداف و مقاصد اصلی پروژه را مشخص کنید و در مورد فعالیت‌های مورد نیاز برای دستیابی به آنها فکر کنید. سپس، هنگامی که ایده‌ای از آنچه پروژه شما باید انجام دهد، دارید، می‌توانید از یک ساختار تجزیه کار برای تجزیه پروژه به مجموعه‌ای از وظایف استفاده کنید. ساختار تجزیه کار (WBS) ابزاری برای برنامه‌ریزی است که به مدیران پروژه کمک می‌کند تا وظایف مورد نیاز برای تکمیل یک پروژه را تجسم کنند، آنها را اولویت‌بندی کنند و اقلام تحویلی و وابستگی‌ها را شناسایی کنند.
۲. نوشتن بیانیه محدوده پروژه
پس از تعریف محدوده پروژه، می‌توانید یک بیانیه محدوده پروژه بنویسید که به عنوان سند محدوده پروژه نیز شناخته می‌شود و عناصر زیر را شرح می‌دهد:
اهداف و مقاصد پروژه: الزامات یا معیارهای پذیرش پروژه.
تحویل‌پذیرهای پروژه: نتایج وظایف پروژه.
موارد استثنا و محدودیت پروژه: به عنوان مدیر پروژه، باید توضیح دهید که چه چیزی نمی‌تواند انجام شود و چرا.
فرضیات پروژه: برخی از فرضیات اولیه که تیم مدیریت پروژه قبل از اجرای کار دارد.
نقاط عطف پروژه: این موارد، لحظات مهمی را در چرخه عمر پروژه شما، مانند پایان یک مرحله، مشخص می‌کنند.
خط مبنای محدوده: محدوده اصلی شما همانطور که آن را برنامه‌ریزی کرده‌اید. خط مبنای محدوده به شما امکان می‌دهد نتایج واقعی را با آنچه در بیانیه محدوده شما آمده است مقایسه کنید.
بیانیه محدوده همچنین یک راهنما برای مدیر پروژه است. این به آنها کمک می‌کند تا در مورد درخواست‌های تغییر در طول چرخه عمر پروژه تصمیم‌گیری کنند. تغییر بخش اجتناب‌ناپذیر هر پروژه‌ای است، مهم نیست که طرح پروژه شما چقدر کامل باشد، بنابراین می‌خواهید احتمال تغییر را در بیانیه محدوده خود بگنجانید تا بعداً آن را بهتر مدیریت کنید.
۳. ایجاد یک طرح مدیریت محدوده
طرح مدیریت محدوده سندی است که دستورالعمل‌ها و رویه‌های مربوط به نحوه تعریف، پیگیری و تنظیم محدوده را شرح می‌دهد. طرح مدیریت محدوده، جزء مهمی از طرح کلی پروژه است. اگرچه یک روش یکسان برای همه جهت ایجاد یک طرح مدیریت محدوده وجود ندارد، اما باید:
بیانیه محدوده را شامل شود ساختار شکست کار مورد استفاده برای تعریف محدوده پروژه را نشان دهد خط مبنای محدوده را شرح دهد اعضای تیم را توضیح دهد و نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها را بیان کند معیارهای پذیرش برای اقلام تحویلی پروژه را تعیین کند مراحل مهم و مراحل اصلی پروژه را شرح دهد روش‌های کنترل تغییر مورد استفاده برای تغییر محدوده پروژه را توضیح دهد
۴. تعریف خط مبنای محدوده
برای کنترل محدوده خط مبنای محدوده، محدوده پروژه‌ای را توصیف می‌کند که توسط ذینفعان پروژه و تیم مدیریت پروژه تأیید شده است. این خط در طول مرحله اجرای پروژه برای اطمینان از اجرای محدوده پروژه طبق برنامه استفاده می‌شود.
۵. نظارت و کنترل محدوده پروژه
در طول چرخه عمر پروژه علاوه بر ایجاد اسناد پروژه، اکثر مدیران پروژه از ابزارهای نرم‌افزاری مدیریت پروژه مانند نمودارهای گانت، تابلوهای کانبان و داشبوردهای پروژه برای پیگیری محدوده پروژه خود استفاده می‌کنند.
چرا محدوده پروژه مهم است؟
مدیریت محدوده یکی از حیاتی‌ترین حوزه‌های مدیریت پروژه است، زیرا مدیریت محدوده پروژه به مدیریت برنامه و بودجه آن نیز کمک می‌کند. به این دلیل که مدیریت محدوده شامل دستیابی به اهداف پروژه در چارچوب جدول زمانی و هزینه‌های تأیید شده توسط ذینفعان است. یک فرآیند مدیریت محدوده مؤثر می‌تواند به مدیران پروژه در دستیابی به اهداف زیر کمک کند.
ایجاد برنامه‌های واقع‌بینانه پروژه
- اجتناب از مسائلی مانند افزایش هزینه و خزش محدوده
- تعیین انتظارات روشن برای ذینفعان پروژه
- استخدام اعضای تیم با مهارت‌ها و صلاحیت‌های مناسب برای پروژه
- رعایت مهلت‌های پروژه تولید اقلام تحویلی با کیفیت بالا
- ایجاد رویه‌های مدیریت تغییر
چگونه از خزش محدوده در مدیریت پروژه جلوگیری کنیم ؟
خزش محدوده می‌تواند در هر پروژه‌ای اتفاق بیفتد و منجر به تأخیر، افزایش بودجه و حتی کاهش روحیه تیم شود. در اینجا پنج راه برای جلوگیری از آن آورده شده است.
1- تعریف و مستندسازی محدوده پروژه از ابتدا
تعیین مرزهای پروژه از ابتدا می‌تواند در مدیریت زودهنگام انتظارات بسیار مفید باشد. در طول فرآیند برنامه‌ریزی، موارد شامل و موارد خارج از محدوده را تعریف کنید و هرگونه فرضی که در طول برنامه‌ریزی صورت گرفته است را مستندسازی کنید. نمایش‌های بصری از محدوده پروژه نیز مفید هستند، از جمله یک ساختار شکست کار (WBS) تا اطمینان حاصل شود که همه درک مشترکی از آن دارند.
2- یک فرآیند رسمی کنترل تغییر ایجاد کنید
مراحل درخواست، ارزیابی و تأیید تغییرات در محدوده پروژه را شرح دهید. همه درخواست‌های رسمی باید به صورت کتبی ارائه شوند و باید تجزیه و تحلیل تأثیر تغییر پیشنهادی بر بودجه، منابع، برنامه و اهداف کلی پروژه وجود داشته باشد. به طور مداوم به این فرآیند پایبند باشید و هیچ استثنایی قائل نشوید.
3- ارتباط مداوم و پیشگیرانه با ذینفعان را حفظ کنید
ذینفعان باید از پیشرفت پروژه و هرگونه بحث مربوط به محدوده مطلع شوند. در برقراری ارتباط و رفع سوء تفاهم‌ها در اسرع وقت، پیشگیرانه عمل کنید. اگر ذینفعان بازخورد یا نگرانی دارند، به آنچه می‌گویند توجه کنید. با این حال، همیشه به محدوده مستند شده مراجعه کنید.
4- پیاده‌سازی تأیید و اعتبارسنجی محدوده
بررسی‌های دوره‌ای از نتایج پروژه را با ذینفعان انجام دهید تا از تأیید آنها با محدوده تعریف‌شده و معیارهای پذیرش اطمینان حاصل کنید. در صورت نیاز، تأیید رسمی نتایج کلیدی و مراحل پروژه را دریافت کنید تا اطمینان حاصل شود که کار مطابق با الزامات توافق‌شده است. به این ترتیب، ذینفعان بعداً نمی‌توانند ویژگی‌ها یا تغییرات اضافی درخواست کنند.
5- فرهنگ آگاهی از محدوده را در تیم پروژه تقویت کنید
تیم باید از محدوده پروژه و چگونگی مشارکت مسئولیت‌های خود در آن آگاه باشد. آیا آنها کاملاً درک می‌کنند که پایبندی به محدوده پروژه چقدر مهم است؟ اگر متوجه هرگونه درخواست یا وظیفه‌ای شدند که به نظر می‌رسد خارج از محدوده است، آنها را تشویق کنید که آن را گزارش دهند. در صورت وجود هرگونه تغییر در محدوده، تیم باید فرآیند کنترل تغییر تعیین شده را درک و دنبال کند.
دیدگاه خود را بنویسید