آموزش مدیریت هزینه با زبان ساده و خلاصه سازی شده
مقدمه
مدیریت پروژه فقط برنامه‌ریزی زمان و منابع انسانی نیست؛ بلکه کنترل هزینه‌ها یکی از حیاتی‌ترین بخش‌های آن محسوب می‌شود. در بسیاری از پروژه‌ها، انحراف‌های مالی باعث شکست یا تأخیر می‌شود. مدیریت هزینه پروژه به معنای برآورد، بودجه‌بندی و کنترل هزینه‌ها در طول چرخه عمر پروژه است تا اطمینان حاصل شود که پروژه در محدوده بودجه مصوب اجرا شود.
تعریف مدیریت هزینه پروژه
براساس راهنمای PMBOK، مدیریت هزینه پروژه شامل فرآیندهایی است که برای برنامه‌ریزی، برآورد، بودجه‌بندی، تأمین مالی، مدیریت و کنترل هزینه‌ها به کار می‌رود تا پروژه در محدوده بودجه تأییدشده تکمیل گردد.
اهداف مدیریت هزینه پروژه
1- برآورد دقیق هزینه‌ها برای فعالیت‌ها و منابع.
2- تخصیص مناسب بودجه به اجزای مختلف پروژه.
3- پایش مداوم هزینه‌ها و مقایسه آنها با بودجه.
4- پیش‌بینی انحرافات مالی و ارائه اقدامات اصلاحی.
5- بهینه‌سازی منابع مالی برای افزایش بهره‌وری.
فرآیندهای مدیریت هزینه پروژه
1- برنامه‌ریزی مدیریت هزینه (Plan Cost Management)
تهیه برنامه‌ای که نحوه برآورد، بودجه‌بندی و کنترل هزینه را مشخص می‌کند.
2- برآورد هزینه‌ها (Estimate Costs)
استفاده از روش‌های مقایسه ای Analogous ، Parametric Estimating (پارامتریک)، و Bottom-Up Estimating از پایین به بالا.
3- تعیین بودجه (Determine Budget)
تجمیع هزینه‌های برآوردشده برای ایجاد خط مبنای هزینه (Cost Baseline).
4- کنترل هزینه‌ها (Control Costs)
استفاده از ابزارهایی مثل مدیریت ارزش کسب‌شده (EVM) برای نظارت بر هزینه‌ها، مقایسه پیشرفت واقعی با برنامه و اعمال اصلاحات.
ابزارها و تکنیک‌ها در مدیریت هزینه
مدیریت ارزش کسب‌شده (Earned Value Management - EVM):
با شاخص‌هایی مثل CPI (شاخص عملکرد هزینه) و SPI (شاخص عملکرد زمان‌بندی) وضعیت پروژه تحلیل می‌شود.
نرم‌افزارهای مدیریت پروژه مثل Primavera P6، MS Project، و Excel.
تحلیل جریان نقدی (Cash Flow Analysis).
تحلیل ریسک مالی برای شناسایی هزینه‌های پنهان و احتمالی.
چالش‌های مدیریت هزینه پروژه
1-برآوردهای غیرواقعی در فاز ابتدایی.
2-تغییرات محدوده (Scope Creep).
3-نوسانات قیمت بازار (مواد، تجهیزات، نرخ ارز).
4-ضعف در گزارش دهی مالی
5-تاخیر در تامین مالی توسط کارفرما
راهکارهای مدیریتی برای کنترل هزینه
1. تهیه WBS دقیق برای شفافیت در تخصیص هزینه‌ها.
2. استفاده از تکنیک EVM به‌صورت دوره‌ای برای پایش هزینه.
3. مدیریت تغییرات با ایجاد فرآیند کنترل تغییر (Change Control).
4. شفافیت در گزارش‌های مالی و ارائه گزارش مدیریتی ساده و مؤثر.
5. برنامه‌ریزی ریسک مالی و در نظر گرفتن ذخیره احتیاطی (Contingency Reserve).
جمع‌بندی
مدیریت هزینه پروژه یکی از مهم‌ترین ارکان موفقیت پروژه است. پروژه‌ای که از نظر زمانی و کیفیتی موفق باشد اما بودجه‌اش به‌شدت فراتر رود، در نهایت شکست‌خورده محسوب می‌شود. استفاده از ابزارهای استاندارد مانند مدیریت ارزش کسب‌شده، گزارش‌دهی شفاف و مدیریت تغییرات می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند تا پروژه را در چارچوب بودجه مصوب به پایان برسانند.
جهت دریافت مقاله به کانال تلگرام مراجعه نمایید
Control_project_pmi
آموزش مدیریت هزینه با زبان رسمی و بصورت تفصیلی(مطابق مقاله موسسه PMI )
مقدمه و پیشینه
مدیریت هزینه یکی از وظایف اصلی مدیران پروژه است. این وظیفه، هنگامی که با محدوده/کیفیت پروژه و مدیریت زمان ادغام می‌شوند، هسته اصلی مدیریت پروژه را تشکیل می‌دهند. وظیفه مدیریت هزینه در هر مرحله از چرخه عمر یک پروژه، تمرکز مهم خود را حفظ می‌کند. در فهرست کردن دلایل موفقیت یک پروژه، مدیریت هزینه مهم‌ترین بخش است زیرا همه جنبه‌های پروژه بر این وظیفه تأثیر می‌گذارند. آنچه برای مالک اهمیت دارد، «نتیجه نهایی» است.
گروه کاری اولیه مدیریت هزینه در سال ۱۹۸۳ به ریاست آقای دی. دبلیو. هینی، از شرکت استلکو (عضو شعبه جنوب انتاریوی PMI) تشکیل شد. آقای پی. جی. جورجاس، از شرکت استلکو (همچنین عضو شعبه جنوب انتاریوی PMI) اکنون ریاست بخش مدیریت هزینه پروژه ۱۲۱، مجموعه دانش، را با کمک جی. وی. والانس، از شرکت استلکو، بر عهده دارد. گزارش اولیه کمیته عملکرد مدیریت هزینه برای ارائه در کارگاه دنور PMI در اکتبر ۱۹۸۵ تکمیل شد. این کارگاه این گزارش اولیه را بررسی و نقد کرد و چندین اصلاحیه اعمال کرد. مرحله زمانی یا پیشرفت زمانی فرآیند و فعالیت‌ها در طول چرخه عمر پروژه از نمودار عملکرد حذف شد. نتیجه این بود که برخی از فرآیندها با هم ترکیب شدند. نمودار کارگاه اصلاح‌شده دوبعدی حاصل هنوز الزامات ادغام کامل با سایر عملکردهای مدیریت پروژه را برآورده نمی‌کرد. یک سیستم ماتریسی پیشنهاد شد و این گزارش نهایی، رویکرد ماتریسی و رابط با سایر عملکردهای مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد.
این گزارش، آخرین گزارش کمیته عملکرد مدیریت هزینه در سال ۱۹۸۵ است. این گزارش شامل تمام ایده‌ها و کارهای گزارش اولیه (آگوست ۱۹۸۵)، اصلاحات توصیه‌شده در کارگاه، نمودار ماتریس، منابع فنی و تمام پیشنهادات آقای وایدمن است.
بدیهی است که نمودارهای ماتریس و عملکرد، مرجع فنی و واژه‌نامه اصطلاحات برای ایجاد یک کتابخانه داده برای اهداف آموزشی (اعتبارسنجی و صدور گواهینامه) برای همه اعضای PMI و دانشجویان استفاده خواهد شد. هنوز تفکر، بحث و نگارش زیادی قبل از تکمیل عملکرد مدیریت هزینه مجموعه دانش PMI باقی مانده است. این گزارش تنها یک آغاز است و گروه‌های آینده اطلاعات موجود را گسترش داده و اصلاح خواهند کرد.
تابع مدیریت هزینه
تابع مدیریت هزینه (WBS-1) شامل فرآیندهایی است که برای حفظ کنترل مالی پروژه‌ها (ارزیابی اقتصادی که پروژه را آغاز می‌کند، تخمین، سازماندهی، کنترل، تجزیه و تحلیل، گزارش‌دهی، پیش‌بینی و انجام اقدامات اصلاحی لازم) مورد نیاز است.
مدیریت هزینه شامل تابع های ذیل می باشد :
1-تخمین هزینه
2-بودجه‌بندی هزینه
3-کنترل هزینه
4-کاربردهای هزینه
تخمین هزینه
تخمین هزینه فرآیند جمع‌آوری و پیش‌بینی هزینه‌های یک پروژه در طول چرخه عمر آن است. این شامل سه مرحله موجود در نمودار تابع اولیه است؛ یعنی ارزیابی اقتصادی، هزینه سرمایه‌گذاری پروژه و پیش‌بینی هزینه.
ارزیابی اقتصادی مرحله برنامه‌ریزی اولیه برای تعیین این است که آیا یک پروژه از نظر اقتصادی و فنی امکان‌پذیر است و آیا می‌توان بودجه کافی برای اجرای پروژه به دست آورد یا خیر. این شامل ارزیابی تخمین‌های "مرتبه‌ای از بزرگی"، سودآوری پروژه، تأمین مالی و پذیرش است.
هزینه سرمایه‌گذاری پروژه، پیش‌بینی هزینه‌های آینده است، حتی اگر تمام پارامترها در طول عمر پروژه به طور کامل تعریف نشده باشند. در طول این فرآیند است که برآوردهای مرتبه بزرگی، بودجه و قطعی تولید می‌شوند.
پیش‌بینی هزینه، فرآیند توسعه روندهای آینده به همراه ارزیابی احتمالات، عدم قطعیت‌ها و تورمی است که می‌تواند در طول پروژه رخ دهد.
ترکیب این سه فرآیند به پیش‌بینی نتیجه مالی آینده برای یک پروژه موفق کمک می‌کند.
بودجه‌بندی هزینه
فرآیند بودجه‌بندی هزینه، فرآیندی است که شامل تعیین بودجه، استانداردها و یک سیستم نظارتی است که از طریق آن می‌توان هزینه سرمایه‌گذاری پروژه را اندازه‌گیری و مدیریت کرد. این فرآیند، مرحله برنامه‌ریزی پس از اخذ تأیید پروژه است. این فرآیند شامل تمام توابع حسابداری مورد نیاز برای ایجاد رویه‌ها و سیستم‌هایی برای نظارت بر پروژه است.
کنترل‌های هزینه
اگرچه توابع کنترل در تمام نمودارهای توابع مدیریت پروژه ظاهر می‌شوند، فعالیت‌های مرتبط با هر یک جهانی نیستند و از این رو از اصطلاح کنترل هزینه برای تمایز از سایر توابع استفاده می‌شود. فرآیند کنترل هزینه، جمع‌آوری، انباشت، تجزیه و تحلیل، نظارت، گزارش‌دهی و مدیریت هزینه‌ها به صورت مداوم است.
کاربردهای هزینه
این سطح فرآیند مرتبط با کاربردهای ویژه تکنیک‌های هزینه است که در سایر فرآیندهای هزینه گنجانده نشده‌اند. همچنین شامل مباحث مرتبطی است که بر مدیریت هزینه تأثیر می‌گذارند، مانند کاربردهای رایانه‌ای، تحلیل ارزش و غیره.
نمودار ماتریس تأثیر عملکرد هزینه
عملکردهای اصلی سنتی مدیریت پروژه (محدوده، کیفیت، زمان و هزینه) به صورت پویا با سایر اجزای "نرم‌تر" (منابع انسانی، ارتباطات و قراردادها/تدارکات) و عملکردهای عملیاتی (برنامه‌ریزی و کنترل، ادغام و هماهنگی، سیستم‌ها/فرآیندها، احتمال/ریسک و برنامه‌ها) مرتبط هستند. نمودار ماتریس حاصل، رابط‌ها را ارائه می‌دهد و پیچیدگی‌های عملکرد مدیریت هزینه را نشان می‌دهد.
واژه‌نامه اصطلاحات
مدیریت هزینه عملکردی است که شامل فرآیندهایی است که برای حفظ کنترل مالی مؤثر پروژه‌ها (ارزیابی، تخمین، بودجه‌بندی، نظارت، تجزیه و تحلیل، پیش‌بینی و گزارش اطلاعات هزینه) مورد نیاز هستند.
هزینه، ارزش نقدی فعالیت پروژه است.
۱. برآورد هزینه، فرآیند جمع‌آوری و پیش‌بینی هزینه‌های یک پروژه است. این فرآیند شامل ارزیابی اقتصادی، هزینه سرمایه‌گذاری پروژه و پیش‌بینی یا پیش‌بینی روندها و هزینه‌های آینده می‌شود.
۱.الف. ارزیابی اقتصادی، فرآیند تعیین ارزش یک پروژه در رابطه با سایر استانداردها/معیارهای شرکتی، سودآوری پروژه، تأمین مالی، نرخ بهره و پذیرش است.
۱.الف.۱ مطالعات امکان‌سنجی، روش‌ها و تکنیک‌هایی هستند که برای بررسی داده‌های فنی و هزینه‌ای برای تعیین پتانسیل اقتصادی و عملی بودن کاربردهای پروژه استفاده می‌شوند. این شامل استفاده از تکنیک‌هایی مانند ارزش زمانی پول است تا پروژه‌ها بتوانند بر اساس معادل ارزیابی و مقایسه شوند. نرخ‌های بهره، عوامل ارزش فعلی، هزینه‌های سرمایه‌گذاری، هزینه‌های عملیاتی، استهلاک و غیره، همگی در نظر گرفته می‌شوند.
۱.ب. سودآوری، معیاری از کل درآمد یک پروژه در مقایسه با کل پول خرج شده در هر دوره زمانی است. تکنیک‌های مورد استفاده عبارتند از زمان پرداخت، بازده سرمایه اولیه (ROI)، ارزش فعلی خالص (NPV)، ردیف نقدی تنزیل شده (DCF)، تحلیل حساسیت و ریسک.
۱.ج تأمین مالی شامل تکنیک‌ها و روش‌های مربوط به تأمین منابع مالی و روش‌های جمع‌آوری وجوه (سهام، وام مسکن، اوراق قرضه، قراردادهای تأمین مالی نوآورانه، اجاره و غیره) مورد نیاز برای پروژه است.
۱.د طرح توجیهی، مجموعه‌ای از مطالعات ارزیابی سودآوری و تمام داده‌های فنی مربوطه در یک گزارش کلی برای ارائه و پذیرش توسط مالک و تأمین‌کنندگان مالی یک پروژه است.
۱.د.۱ بودجه پروژه، میزان و توزیع پول اختصاص داده شده به یک پروژه است.
۱.د.۲ بودجه در صورت عدم تأیید، معمولاً به تخمینی از وجوه برنامه‌ریزی شده برای پوشش یک دوره مالی اشاره دارد. (به بودجه پروژه مراجعه کنید.) همچنین: تخصیص برنامه‌ریزی شده منابع.
۱.ه هزینه سرمایه‌گذاری پروژه، فعالیت ایجاد و جمع‌آوری تمام عناصر هزینه (سرمایه و عملیاتی) یک پروژه است که توسط یک محدوده کار توافق شده تعریف شده است. این تخمین تلاش می‌کند تا نتیجه مالی نهایی یک برنامه سرمایه‌گذاری آینده را پیش‌بینی کند، حتی اگر تمام پارامترهای پروژه هنوز به طور کامل تعریف نشده باشند.
۱.ه.۱ مرتبه بزرگی (۲۵-، ۷۵+ درصد). این یک تخمین تقریبی است که بدون داده‌های دقیق انجام می‌شود و معمولاً از منحنی‌های ظرفیت هزینه، عوامل افزایش یا کاهش مقیاس که به طور مناسب تشدید شده‌اند و نسبت‌های تقریبی ظرفیت هزینه تولید می‌شود. این نوع تخمین در مراحل شکل‌گیری یک برنامه هزینه برای ارزیابی اولیه پروژه استفاده می‌شود. اصطلاحات دیگری که معمولاً برای شناسایی یک تخمین مرتبه بزرگی استفاده می‌شوند عبارتند از مقدماتی، مفهومی، فاکتورگیری شده، سریع، امکان‌سنجی و SWAG.
۱.ه. - تخمین هزینه پارامتری یک روش تخمین است که از روابط آماری بین هزینه‌های تاریخی و سایر متغیرهای پروژه مانند ویژگی‌های فیزیکی یا عملکردی سیستم، معیارهای خروجی پیمانکار یا بار نیروی انسانی و غیره استفاده می‌کند. همچنین به عنوان تخمین "بالا به پایین" شناخته می‌شود.
۱.ه.۳ تخمین بودجه (۱۰-، ۲۵+ درصد). یک تخمین بودجه از فلوشیت‌ها، طرح‌بندی‌ها و جزئیات تجهیزات تهیه می‌شود. این اغلب برای سیستم بودجه مالک مورد نیاز است. این برآوردها بر اساس اطلاعات کمی تعیین می‌شوند و ترکیبی از قیمت‌های ثابت و واحد برای نیروی کار، مصالح و تجهیزات هستند. این برآوردها برای تعیین بودجه مورد نیاز و اخذ تأییدیه برای پروژه استفاده می‌شوند. سایر اصطلاحات مورد استفاده برای شناسایی برآورد بودجه شامل تخصیص، کنترل، طراحی و غیره است.
۱.ه - برآورد قطعی (۵-، ۱۰+ درصد). یک برآورد قطعی از داده‌ها، مشخصات، نقشه‌ها و غیره که به خوبی تعریف شده‌اند، تهیه می‌شود. این دسته، تمام محدوده‌های برآورد را از حداقل تا حداکثر نوع قطعی پوشش می‌دهد. این برآوردها برای پیشنهادهای مناقصه، ارزیابی‌های مناقصه، تغییرات قرارداد، کار اضافی، دعاوی حقوقی، مجوزها و تأییدیه‌های دولتی استفاده می‌شوند. سایر اصطلاحات مورد استفاده برای برآورد قطعی شامل بررسی، مبلغ یکجا، مناقصه، تغییرات پس از قرارداد و غیره است.
۱.ه.۶ هزینه‌های خاتمه و شروع پروژه، هزینه‌های اضافی تخمینی (اعم از سرمایه‌ای و عملیاتی) هستند که در طول دوره از تکمیل اجرای پروژه تا شروع درآمد عادی حاصل از عملیات، متحمل می‌شوند.
۱.و موارد احتمالی. ذخیره خاص برای عناصر غیرقابل پیش‌بینی هزینه در محدوده تعریف شده پروژه؛ به ویژه در مواردی که تجربیات قبلی مربوط به برآوردها و هزینه‌های واقعی نشان داده است که رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی که هزینه‌ها را افزایش می‌دهند، احتمالاً رخ می‌دهند، مهم است. اگر در پیش‌بینی، افزایش تدریجی هزینه لحاظ شده باشد، باید به عنوان یک مورد جداگانه و متناسب با شرایط افزایش تدریجی مورد انتظار پروژه تعیین شود.
۱.g تورم/افزایش قیمت عاملی در ارزیابی هزینه و مقایسه هزینه است که باید به عنوان یک عامل کمکی برای در نظر گرفتن تغییرات قیمت با گذشت زمان که ممکن است رخ دهد و مدیر پروژه هیچ کنترلی بر آن ندارد (مانند مواردی مانند شاخص هزینه زندگی، نرخ بهره، سایر شاخص‌های هزینه و غیره) پیش‌بینی شود.
۱.i پیش‌بینی هزینه فعالیتی است که برای پیش‌بینی روندها و هزینه‌های آینده در طول مدت پروژه استفاده می‌شود. این فعالیت‌ها معمولاً بازاریابی محور هستند. با این حال، مواردی مانند حجم فروش، قیمت و هزینه عملیاتی می‌توانند بر تحلیل سودآوری پروژه تأثیر بگذارند. مواردی که بر عملکرد مدیریت هزینه تأثیر می‌گذارند عبارتند از: زمان/هزینه پیش‌بینی شده، ارزش اسقاط و غیره.
۱.i - تحلیل روندها روش‌های ریاضی برای ایجاد روندها بر اساس تاریخچه پروژه گذشته و امکان تنظیم، اصلاح یا تجدیدنظر برای پیش‌بینی هزینه‌های آینده هستند. تکنیک‌های تحلیل رگرسیون را می‌توان برای پیش‌بینی روندهای هزینه/زمان با استفاده از داده‌های پروژه‌های تاریخی استفاده کرد. ۱.j آمار، روش‌های ریاضی مورد استفاده برای تعیین بهترین محدوده مقادیر احتمالی برای یک پروژه و ارزیابی میزان دقت یا در نظر گرفتن رویدادهای غیرقابل پیش‌بینی آینده مانند تصادفات، نوآوری‌های تکنولوژیکی، اعتصابات و غیره است که می‌توانند در طول عمر پروژه رخ دهند. تکنیک‌هایی که می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند عبارتند از تحلیل ریسک با شبیه‌سازی مونت کارلو، سطوح اطمینان، تحلیل محدوده و غیره.
۲. بودجه‌بندی هزینه، فرآیند تعیین بودجه‌ها، استانداردها و یک سیستم نظارتی است که از طریق آن می‌توان هزینه‌های سرمایه‌گذاری پروژه را اندازه‌گیری و مدیریت کرد، یعنی ایجاد برآورد کنترل. آگاهی از مشکلات «قبل از وقوع» بسیار حیاتی است تا بتوان اقدامات اصلاحی به موقع انجام داد.
۲. الف) ساختار شکست کار (WBS). یک «شجره‌نامه» وظیفه‌محور از فعالیت‌ها که کل کاری را که باید برای دستیابی به اهداف نهایی یک پروژه انجام شود، سازماندهی، تعریف و به صورت گرافیکی نمایش می‌دهد. هر سطح نزولی، تعریفی با جزئیات فزاینده از هدف پروژه را نشان می‌دهد. این سیستمی برای تقسیم یک پروژه به بسته‌های کاری، اجزا یا عناصر قابل مدیریت است تا یک چارچوب مشترک برای ارتباطات محدوده/هزینه/زمان‌بندی، تخصیص مسئولیت، نظارت و مدیریت فراهم کند.
۲. ب) کد حساب‌ها. پس از تقسیم پروژه به بسته‌های کاری WBS، یک کد یا سیستم شماره‌گذاری به داده‌های هزینه برای نظارت، کنترل، گزارش‌ها، جداسازی طبقات مالیاتی و اهداف پیش‌بینی اختصاص داده می‌شود.
۲.ج هزینه‌های بودجه، تبدیل برآورد به نرخ نفر-ساعت، واحدهای کمیت تولید و غیره است، به طوری که این هزینه‌های بودجه را بتوان با هزینه‌های واقعی و واریانس‌های توسعه‌یافته مقایسه کرد تا عملکرد برجسته شود و به مسئولان هشدار داده شود تا در صورت لزوم اقدامات اصلاحی را انجام دهند.
۲.د تحلیل جریان نقدی، فعالیتی است که جریان نقدی (دلار ورودی و خروجی پروژه) را به صورت ماهانه و کل جریان نقدی انباشته شده برای پروژه را برای اندازه‌گیری هزینه‌های واقعی در مقابل هزینه‌های بودجه‌ای تعیین می‌کند. این امر برای تأمین مالی پروژه با کمترین هزینه‌های جاری ضروری است و روشی برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه است.
۲.ه ذخایر مدیریتی، حساب‌های ذخیره‌ای هستند که برای تخصیص و نگهداری وجوه برای اهداف احتیاطی در صورت اضافه یا کم خرج کردن در فعالیت‌های پروژه استفاده می‌شوند. این حساب‌ها معمولاً از هزینه‌های احتیاطی و سایر موارد اضافی در برآورد بودجه پروژه حاصل می‌شوند.
۲.و مبنای اندازه‌گیری عملکرد هزینه، وظیفه تدوین اهداف قابل اندازه‌گیری هزینه‌های بودجه (به ویژه زمان و مقادیر) به منظور مقایسه، تجزیه و تحلیل و پیش‌بینی هزینه‌های آینده است.
۲.ز سیستم‌های هزینه پروژه، ایجاد یک سیستم حسابداری هزینه پروژه، دفاتر کل، سوابق دارایی‌ها، بدهی‌ها، استهلاک، مالیات، هزینه‌های استهلاک، مواد اولیه، هزینه‌های پیش‌پرداخت، حقوق و غیره است.
۲.g.1 حسابداری پروژه فرآیند شناسایی، اندازه‌گیری، ثبت و ابلاغ داده‌های واقعی هزینه پروژه است.
۲.h تامین مالی (PMI، ۱۹۸۶). وضعیت تخصیص بودجه داخلی یا تخصیص توسط یک آژانس خارجی، در صورت لزوم، برای انجام وظایف SOW.
۳. کنترل هزینه‌ها فرآیندهای جمع‌آوری، انباشت، تجزیه و تحلیل، گزارش‌دهی و مدیریت هزینه‌ها به صورت مداوم هستند و شامل تمام فعالیت‌های زیر می‌شوند.
۳.c رویه‌های پروژه، روش‌ها، شیوه‌ها و سیاست‌هایی (اعم از ارتباطات کتبی و شفاهی) هستند که در طول عمر پروژه مورد استفاده قرار خواهند گرفت.
۳.e. - تغییرات هزینه پروژه، تغییرات در یک پروژه و شروع تهیه برآوردهای دقیق برای تعیین تأثیر بر هزینه‌ها و برنامه پروژه است. این تغییرات باید به طور واضح (به صورت کتبی و شفاهی) به همه شرکت‌کنندگان ابلاغ شود که تأیید/رد تغییرات پروژه (به ویژه مواردی که هدف اصلی پروژه را تغییر می‌دهند) به دست آمده است.
۳.و نظارت بر هزینه واقعی در مقابل بودجه یکی از مسئولیت‌های اصلی مدیریت هزینه برای اندازه‌گیری و نظارت مستمر بر هزینه واقعی در مقابل بودجه به منظور شناسایی مشکلات، تعیین انحراف، تجزیه و تحلیل دلایل انحراف و انجام اقدامات اصلاحی لازم است. تغییرات در هزینه نهایی پیش‌بینی شده به طور مداوم نظارت، مدیریت و کنترل می‌شوند.
۳.g تحلیل واریانس، تحلیل موارد زیر است:
۳.g.۱ واریانس هزینه = BCWP - ACWP
۳.g.۲ تصویر
۳.g.۳ تحلیل واریانس واحد
- نرخ نیروی کار
- ساعات نیروی کار/واحدهای کار انجام شده
- نرخ مواد
- میزان استفاده از مواد
۳.g.۵ برنامه/عملکرد = BCWP - BCWS
۳.h گزارش یکپارچه هزینه/برنامه، تهیه گزارش‌هایی است که بودجه را در مقابل واقعی، منحنی‌های S، BCWS، BCWP، ACWP اندازه‌گیری می‌کند.
۳.h.۲ BCWP - هزینه بودجه کار انجام شده است
۳.h.۱ BCWS - هزینه بودجه کار برنامه‌ریزی شده است
۳.h.۳ ACWP - هزینه واقعی کار انجام شده است
۳.ح.۴ منحنی‌های S - نمایش گرافیکی هزینه‌های انباشته و ساعات کار در برابر زمان برای مقادیر بودجه‌بندی شده و واقعی هستند.
۳.ی تحلیل پیشرفت، توسعه شاخص‌های عملکردی مانند موارد زیر است:
۳.ی.۱ شاخص عملکرد هزینه
۳.ی.۲ شاخص عملکرد زمان‌بندی
۳.ی.۳ بهره‌وری، اندازه‌گیری بهره‌وری نیروی کار در مقایسه با یک مبنای تعیین‌شده است. همچنین برای اندازه‌گیری اثربخشی تجهیزات، بهره‌وری ترسیم و غیره استفاده می‌شود.
۳.ی اقدام اصلاحی، توسعه تغییرات در برنامه و رویکرد برای بهبود عملکرد پروژه است.
۴. کاربردهای هزینه، فرآیندهای اعمال داده‌های هزینه به سایر تکنیک‌هایی هستند که در فرآیندهای دیگر شرح داده نشده‌اند.
۴.الف بانک‌های داده‌های تاریخی، داده‌هایی هستند که برای مراجعات بعدی ذخیره می‌شوند و به صورت دوره‌ای برای نشان دادن روندها، هزینه‌های کل، هزینه‌های واحد و روابط فنی و غیره به آنها مراجعه می‌شود. کاربردهای مختلف به اطلاعات پایگاه داده متفاوتی نیاز دارند. این داده‌ها می‌توانند برای کمک به توسعه تخمین‌های آینده مورد استفاده قرار گیرند.
۴.ب ترسیم نمودار مسئولیت، فعالیتی است که مسئولیت‌های پرسنل و کارکنان را برای هر وظیفه در پروژه به طور واضح مشخص می‌کند.
۴.ج ارزیابی پس از پروژه، فعالیتی است که هزینه‌ها و عملکرد فنی یک پروژه تکمیل شده و توسعه کاربردهای جدید در روش‌های مدیریت پروژه را برای غلبه بر مشکلاتی که در طول عمر پروژه رخ داده است، به منظور بهره‌مندی از پروژه‌های آینده، ارزیابی می‌کند.
۴.د هزینه‌یابی چرخه عمر، مفهوم گنجاندن تمام هزینه‌ها در کل عمر یک پروژه از مفهوم، اجرا، شروع تا برچیدن است. این اصطلاح برای تصمیم‌گیری بین گزینه‌ها استفاده می‌شود و اصطلاحی است که عمدتاً توسط دولت برای بیان کل هزینه یک کالا یا سیستم استفاده می‌شود. همچنین در بخش خصوصی توسط صنعت املاک و مستغلات استفاده می‌شود.
۴.ه تحلیل ارزش، فعالیتی است که به بهینه‌سازی عملکرد هزینه اختصاص داده شده است. این روش، استفاده سیستماتیک از تکنیک‌هایی است که عملکردهای مورد نیاز یک آیتم را شناسایی می‌کنند، مقادیری را برای آن عملکردها تعیین می‌کنند و عملکردها را با کمترین هزینه کلی بدون از دست دادن عملکرد (هزینه کلی بهینه) ارائه می‌دهند.
۴.و. کاربردهای هزینه کامپیوتری، تکنیک‌هایی با کمک کامپیوتر برای مدیریت، تجزیه و تحلیل و ذخیره حجم داده‌های جمع‌آوری‌شده در طول عمر پروژه هستند که برای عملکرد مدیریت هزینه ضروری هستند. حوزه‌های مرتبط با مدیریت هزینه عبارتند از:
پایگاه داده تخمین هزینه
تخمین کامپیوتری
گزارش‌های مدیریتی
تحلیل اقتصادی
تحلیل ریسک و احتمالات
اندازه‌گیری پیشرفت
تحلیل و کنترل بهره‌وری
مدیریت ریسک
حسابداری تعهد
سیستم‌های اطلاعاتی مدیریت پروژه یکپارچه
جهت دریافت مقاله به کانال تلگرام مراجعه نمایید
Control_project_pmi
دیدگاه خود را بنویسید