کنترل های پروژه چیست؟
کنترل‌های پروژه مجموعه‌ای از ابزارها، تکنیک‌ها و فرآیندهایی هستند که برای کمک به مدیران پروژه در اندازه‌گیری و کنترل شش محدودیت پروژه: زمان، هزینه، دامنه، کیفیت، ریسک و منابع در طول اجرای پروژه و مراحل کنترل پروژه که انجام می‌شوند، استفاده می‌شوند. همزمان کنترل های پروژه را به عنوان مکانیزمی در نظر بگیرید که به مدیران پروژه کمک می کند تا پروژه را طبق برنامه زمان بندی و در چارچوب بودجه نگه دارند و در عین حال استانداردهای کیفیت را رعایت کنند. کنترل های پروژه به موارد زیر می پردازند:
- مدیریت برنامه
- مدیریت دامنه
- مدیریت کیفیت
- مدیریت ریسک
- مدیریت زمان
- مدیریت منابع
کنترل‌های پروژه باید در مرحله شروع یا برنامه‌ریزی ایجاد شوند، اما می‌توانند در طول چرخه عمر پروژه تنظیم شوند و اشکال مختلفی داشته باشند. به عبارت ساده، کنترل های پروژه تمام معیارها و فرآیندهایی هستند که هر یک از جنبه های ذکر شده در بالا را اندازه گیری و پیگیری می کنند. می‌توانید با استفاده از تکنیک‌های سنتی مدیریت پروژه مانند ماتریس RACI، ساختار شکست کار (WBS)، روش مسیر بحرانی (CPM) یا حتی منشور پروژه، کنترل‌های پروژه را ایجاد کنید.
تفاوت کنترل پروژه و مدیریت پروژه
در حالی که کنترل پروژه ممکن است شبیه به آنچه مدیریت پروژه انجام می دهد به نظر برسد، دامنه مدیریت پروژه بسیار گسترده تر است. همانطور که از نام آنها پیداست، کنترل های پروژه فقط به مدیران پروژه کمک می کند تا محدودیت های پروژه را ردیابی یا کنترل کنند. مدیریت پروژه فراتر از ردیابی است، همه ابزارها، تکنیک ها و روش های برنامه ریزی، اجرا و ردیابی پروژه ها را پوشش می دهد.
زمان استفاده از کنترل های پروژه
ما در مورد کنترل های پروژه به صورت انتزاعی بحث کرده ایم. ما می دانیم که آنها چیست و چرا مهم هستند، اما در مورد اعمال آنها در مدیریت پروژه واقعی چیست؟ همانطور که اشاره شد، آنها در هر جنبه ای از چرخه عمر پروژه قرار می گیرند. بیایید نگاهی دقیق‌تر بیندازیم تا ببینیم کنترل‌های پروژه چگونه کار می‌کنند.
برنامه ریزی پروژه
کنترل‌های پروژه در ابتدای پروژه ایجاد می‌شوند، همانطور که شما برنامه‌ریزی می‌کنید، تیمی را جمع می‌کنید، وظایف را تجزیه می‌کنید، ذینفعان را شناسایی می‌کنید و هدف پروژه را مشخص می‌کنید. این در برآورد هزینه ها و مدت زمان پروژه است که در آن کنترل ها ضروری است. این دو محدودیت برخی از بزرگترین خطرات برای پروژه شما هستند و برای تخمین های دقیق کلیدی هستند.
اجرای پروژه و نظارت بر پروژه
اجرای پروژه به معنای متمرکز نگه داشتن تیم برای جلوگیری از لغزش برنامه و تضعیف بودجه شما است. این نیاز به نظارت دقیق و ردیابی پیشرفت شما دارد.
کنترل پروژه به عنوان وسیله ای برای شناسایی مشکلات و تنگناها عمل می کند. خواه تخصیص منابع را برای مطابقت با ظرفیت تیم یا مسائل کیفی متوازن کنید، به کنترل‌های پروژه نیاز دارید تا داده‌های مربوط به ساعات کار تیم را در مقابل بودجه صرف شده و موارد بیشتر تجزیه کنید تا ببینید کجا مشکلات وجود دارد و آنها را سریع حل کنید....
بسته شدن پروژه
البته پایان پروژه با نتایج موفق و ذینفعان راضی مشخص نمی شود. مدارک زیادی برای گره زدن وجود دارد، تیم‌هایی که باید کنار گذاشته شوند یا دوباره واگذار شوند و طبیعتاً کنترل‌های پروژه برای جمع‌آوری اطلاعات در مورد عملکرد وجود دارد. این آخرین بخش از خانه داری قبل از بسته شدن پروژه نشان می دهد که چه چیزی موثر بوده و چه چیزی موثر نیست، بنابراین پروژه بعدی می تواند بهبود یابد.
نمونه های کنترل پروژه
کنترل پروژه یک رویکرد سیستماتیک برای مدیریت یک پروژه است. می تواند شامل بسیاری از تکنیک های مختلف باشد. برای درک بهتر کنترل‌های پروژه، به چند مثال نگاه می‌کنیم.
1. مبانی پروژه خط مبنا
پروژه یک نقطه مرجع است که به نظارت و کنترل پیشرفت و عملکرد پروژه کمک می کند. معمولاً در شروع یک پروژه ایجاد می شود. سه کنترل اصلی پروژه از این نوع عبارتند از: خط مبنا هزینه، خط مبنا دامنه و خط مبنا برنامه. این به مدیران اجازه می‌دهد تا به برنامه‌ریزی‌های خود از نظر هزینه، محدوده و زمان‌بندی نگاه کنند و آن را با جایی که هستند مقایسه کنند تا ببینند آیا در مسیر درستی هستند یا خیر.
2. تغییر طرح کنترل
استفاده از طرح کنترل تغییر بخشی از یک سیستم کنترل پروژه بزرگتر است. این تغییرات را در طول چرخه عمر پروژه شناسایی، ارزیابی، پیگیری و اجرا می کند. این فرآیند مدیریت سفارش تغییر همچنین به طور موثر با ذینفعان در مورد همه تغییرات ارتباط برقرار می کند. گزارش تغییرات این تغییرات را ثبت می‌کند و آنها را تا زمانی که کامل شوند ردیابی می‌کند و هیئت کنترل تغییرات درخواست‌های تغییر را بررسی و اولویت‌بندی می‌کند.
3. ثبت ریسک مدیریت
ریسک یک کنترل پروژه است و استفاده از ثبت ریسک یا ثبت ریسک بخش مهمی از این فرآیند است. ثبت ریسک سندی است که برای شناسایی و ردیابی ریسک هایی که می تواند بر یک پروژه تاثیر بگذارد استفاده می شود. این به مدیران پروژه اجازه می دهد تا راه حل های بالقوه را از قبل ترسیم کنند. این به آنها یک برنامه اضطراری در هنگام بروز مشکلات می دهد
4. نمودار RACI
نمودار RACI برای تعیین مسئولیت، پاسخگویی، مشاوره و اطلاع رسانی در یک پروژه استفاده می شود. با انجام این تکالیف، همه در مورد رابطه خود با کار واضح هستند، که کمک می کند همه چیز به خوبی پیش برود. به همین دلیل این بخشی از کنترل های پروژه است. این امر به ویژه هنگام مدیریت پروژه های بزرگ و پیچیده با ذینفعان متعدد یا کارگران از راه دور بسیار مهم است.
5. طرح مدیریت کیفیت
بخشی از کنترل‌های پروژه و برنامه مدیریت پروژه بزرگتر، یک طرح کنترل کیفیت نحوه حفظ استانداردهای کیفیت، فرآیندها و روش‌شناسی در پروژه‌ها را تشریح می‌کند. این منابع، نیروی کار و فعالیت های مورد نیاز برای دستیابی به اهداف کیفی را توصیف می کند.
6. گزارش وضعیت پروژه
گزارش‌های وضعیت پروژه، کنترل‌های پروژه هستند، زیرا به درک پیشرفت پروژه و مسائل کمک می‌کنند و همچنین ذینفعان را مطلع و مدیریت می‌کنند. گزارش وضعیت پروژه اطلاعات زیادی از ردیابی وظایف و هزینه ها گرفته تا جدول زمانی ارائه می دهد که به مدیران پروژه کمک می کند تا تصمیمات آگاهانه تری بگیرند.
7. قراردادهای پروژه
قراردادهای پروژه نمونه‌هایی از کنترل‌های پروژه هستند زیرا مسئولیت‌پذیری و حاکمیت را هدایت می‌کنند که برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. کنترل‌های پروژه در مورد مدیریت هزینه و زمان‌بندی پروژه است، قراردادها این کار را با ارائه اقدامات کاهش ریسک انجام می‌دهند که از نظر قانونی و تجاری تأیید شده‌اند.
8. گزارش Work in progress (WIP) report in construction
ساخت و ساز گزارش کار در حال انجام (WIP) در ساخت و ساز توسط پیمانکاران برای ردیابی هزینه یک پروژه و هزینه هر فاز استفاده می شود. گزارش WIP ساخت و ساز یک کنترل پروژه است که به مدیران و ذینفعان اجازه می دهد تا تصمیمات آگاهانه بگیرند. این کار را با نظارت بر پیشرفت و مدیریت ریسک انجام می دهد.
چه کسی کنترل های پروژه را مدیریت می کند؟
- کنترل های پروژه برای نظارت و کنترل برنامه و بودجه پروژه استفاده می شود. آنها توسط تعداد زیادی متخصص مختلف مدیریت پروژه بسته به اندازه پروژه، صنعت و حتی سازمان مدیریت می شوند.
اغلب این مدیر پروژه است که مسئول مدیریت کنترل های پروژه است، اما عناوین شغلی خاصی وجود دارند که این کار را به طور انحصاری انجام می دهند. این عناوین در زیر فهرست شده اند، اما در حالی که نام ها متفاوت است، مسئولیت ها یکسان است. این مسئولیت ها شناسایی چالش ها یا ریسک ها و ارائه راه حل هایی است که توسط مدیر پروژه اجرا می شود .
- مهندس کنترل پروژه
- مدیر کنترل پروژه
- کارشناس کنترل پروژه
چرا کنترل پروژه مهم است؟
دامنه کنترل های پروژه در یک پروژه بزرگ است: این به تنهایی باید اهمیت آن را نشان دهد. هدف یک مدیر پروژه کنترل پروژه از آغاز تا اتمام آن است. مدیریت بخشی از عنوان شغل است و کنترل پروژه تنها ابزار دیگری برای رسیدن به این هدف است.
کنترل های پروژه کلیدی برای یک طرح پروژه قوی هستند. قبل از اجرا، یک برنامه محکم باید وجود داشته باشد و کنترل های پروژه به همسویی پروژه با اهداف استراتژیک بزرگتر سازمان کمک می کند. این به معنای صرفه جویی در زمان و هزینه پروژه و سازمان است.
علاوه بر این، کنترل های پروژه به پاسخگویی به سوالات مهم در مورد پروژه کمک می کند. به عنوان مثال، هزینه پروژه چقدر خواهد بود، چقدر طول می کشد تا تکمیل شود و ارزش یا کیفیتی که پروژه ارائه می دهد چقدر است؟
چه کسی کنترل های پروژه را مدیریت می کند؟
کنترل های پروژه ترکیبی از چیزهای زیادی هستند. اما می توانید آنها را به دو گروه تقسیم کنید: ابزارهای مدیریت پروژه و افراد. ابزارها در بخش بعدی مورد بررسی قرار خواهند گرفت. در حال حاضر، بیایید روی افراد تمرکز کنیم: مدیر پروژه و تیم پروژه.
همانطور که اشاره شد، کنترل پروژه در مورد مدیریت محدوده پروژه، هزینه و جدول زمانی است. این بدان معناست که مدیر پروژه، تیم پروژه، داده ها و بررسی و مدیریت تغییر مناسب در محل وجود داشته باشد. این تیم باید از کارگران ماهر و با تجربه ای تشکیل شود که در نحوه انجام کارهای محول شده مهارت و دانش داشته باشند.
اعضای تیم پروژه اغلب اولین چشم‌انداز مسائلی هستند که در پروژه به وجود می‌آیند. یک مدیر پروژه فقط به اندازه تیمی که رهبری می کند خوب است. هم مدیران پروژه و هم اعضای تیم باید همیشه نسبت به محدوده پروژه که یکی از مقصران اصلی از دست دادن کنترل پروژه است، هوشیار باشند.
دیدگاه خود را بنویسید