7 مرحله برای بسته شدن پروژه


زمان و تلاش زیادی برای برنامه ریزی یک پروژه صرف می شود، اغلب فراموش می شود که پایان یک پروژه - بسته شدن پروژه - به همان اندازه مهم است. حتی زمانی که یک پروژه از نظر فنی کامل شود، کار زیادی وجود دارد.
به عنوان مثال، کارهای زیادی وجود دارد که باید آنها را تکمیل کنید. آنها ممکن است رویه ای باشند، اما این اهمیت آنها را کم نمی کند. تأییدیه ها، امضاها، پرداخت ها وجود دارد، که همه آنها ممکن است به نظر شما کاغذبازی باشد، اما این را به عضو تیمی که منتظر دریافت حقوق است بگویید.
ناگفته نماند، وقتی در حال پایان دادن به یک پروژه هستید، احتمالاً پروژه دیگری را برنامه ریزی می کنید. بنابراین، شما می خواهید برای این تغییر، پشتیبانی انتقال دریافت کنید. شما باید منابع، اسناد بایگانی را منتشر کنید و فراموش نکنید که موفقیت پروژه را با یک مهمانی یا نوعی جشن تأیید کنید. این هم مهم است


بسته شدن پروژه چیست؟

بسته شدن پروژه آخرین مرحله یک پروژه است. زمانی است که مدیر پروژه تأیید می کند که مشتری، ذینفعان یا مشتری محصولات تحویلی پروژه را پذیرفته است. اگر پروژه یا محصول بعد از پروژه ادامه دارد، باید تعمیر و نگهداری انجام شود.

مدیر پروژه همچنین کل پروژه را قبل از بستن آن بررسی می کند، عملکرد را رتبه بندی می کند و آن را با خط پایه مقایسه می کند. تیم پروژه و دفتر مدیریت پروژه (PMO) بخشی از این فرآیند خواهند بود و مشاهدات و بازخوردهای خود را ارائه می دهند که در یک سند آموخته شده از درس جمع آوری شده است. این راهنمایی برای پروژه های آینده است.
اهمیت بسته شدن پروژه بیش از امضای تمام اسناد، انجام هر گونه قرارداد با فروشندگان و آزاد کردن تیم برای مشارکت در پروژه‌های دیگر است. این اطمینان حاصل می کند که اهداف اولیه پروژه برآورده شده است و هر گونه اهداف نامطلوب، مانند ریسک یا مسائلی که باز مانده اند را به هم مرتبط می کند.
هنگامی که مرحله بسته شدن پروژه به پایان می رسد، PMO باید سندی به نام گزارش بسته شدن پروژه تهیه کند که یک نمای کلی از عملکرد پروژه ارائه می دهد.

گزارش بسته شدن پروژه چیست؟

گزارش بسته شدن پروژه یک سند رسمی است که نتایج یک پروژه را پس از تکمیل خلاصه می کند. این یک رکورد از عملکرد پروژه است، درس های آموخته شده را به تصویر می کشد و ارزیابی نهایی از اینکه آیا پروژه به اهداف خود رسیده است یا خیر ارائه می دهد. گزارش بسته شدن پروژه باید حاوی عناصر زیر باشد.

اهداف و اهداف پروژه:

هر پروژه دارای هدف و هدفی است که برای رسیدن به آن طراحی شده است. این اهداف و اهداف پروژه در گزارش بسته شدن پروژه تعریف می شوند تا مشخص شود که آیا آنها واقعاً برآورده شده اند یا خیر.

تحویل‌های کلیدی پروژه:

تحویل‌پذیرهای کلیدی پروژه شناسایی می‌شوند و گزارش بسته شدن پروژه نشان می‌دهد که آیا آن تحویل‌پذیرها با موفقیت تکمیل شده‌اند یا خیر. همچنین به انتقال صحیح مالکیت محصولات کلیدی پروژه اشاره خواهد کرد. 

مزایای تحقق یافته:

این نشان دهنده نتایج مثبت و مزایای حاصل از پروژه است. این نشان می دهد که ارزش پروژه برای ذینفعان به دست آمده است و منابعی را که در پروژه سرمایه گذاری شده را توجیه می کند. 

درس های آموخته شده:

این بخش بینش های به دست آمده در طول چرخه عمر پروژه را نشان می دهد. این یک تحلیل انعکاسی است از اینکه چه چیزی موثر بوده و چه چیزی انجام نشده است، که سپس می تواند در پروژه های آینده اعمال شود. 

خلاصه مالی:

مروری بر عملکرد مالی پروژه، که برای ارزیابی میزان پایبندی آن به بودجه ضروری است. این شامل بودجه اولیه، هزینه های واقعی، واریانس بودجه، بازگشت سرمایه و غیره است.

مراحل بستن پروژه پایان پروژه آخرین مرحله کار شما است، آخرین نوبت چرخه عمر پروژه است و مانند هر جنبه دیگری از پروژه، نیاز به یک فرآیند دارد. در زیر هفت مرحله وجود دارد که باید انجام دهید تا مطمئن شوید که تمام Iها را نقطه‌گذاری کرده‌اید و از تمام Tها عبور کرده‌اید، و همچنین از این تجربه نهایت استفاده را برده‌اید.


1. پروژه خود را ارزیابی کنید

 مدیریت یک پروژه فقط مربوط به وظایف و منابع، بودجه و ضرب الاجل نیست، بلکه تجربه ای است که می توانید دائماً از آن بیاموزید. در حالی که باید در طول پروژه یاد می‌گرفتید، اکنون زمان خوبی است که بدون فشار و حواس‌پرتی که ممکن است تمرکز شما را از بین ببرد، به گذشته نگاه کنید.
تیم اصلی را جمع آوری کنید تا در مورد اینکه چه چیزی موثر بوده و چه چیزی جواب نداده است، بازخورد دعوت کنید. در طول فرآیند ارزیابی پروژه، صداقت را تشویق کنید. با مستندسازی اشتباهات و موفقیت های پروژه، کاتالوگی می سازید که داده های تاریخی را ارائه می دهد. هنگام برنامه ریزی برای پروژه های جدید، می توانید به عقب برگردید و اطلاعات مربوط به سوابق را بررسی کنید.
پروژه‌ها هرگز چیزهای مستقلی نیستند، بلکه بخشی از یک پیوستار هستند، که ممکن است ویژگی‌های آن متفاوت باشد، اما روش‌های کلی معمولاً یکسان می‌مانند. پس از بسته شدن هر پروژه، دانش زیادی تولید می شود. به عنوان مثال، شما باید یک بررسی پس از اجرا انجام دهید تا مشخص شود که آیا پروژه شما به اهداف خود رسیده است یا خیر و چه کارهایی را می توان در مدیریت پروژه های آینده بهتر انجام داد.

2. کارهای کاغذی را کامل کنید

 همانطور که اشاره شد، پروژه ها مجموعه ای از اسناد را تولید می کنند. این اسناد باید از طرف ذینفعان امضا و تایید شوند. همه چیز نیاز به توجه دارد و باید امضا شود، که دلیل قانونی این است که در واقع این اسناد منعقد شده اند. این شامل بستن تمام قراردادهایی است که ممکن است با شرکای داخلی یا فروشندگان یا هر منبع دیگری که با آنها قرارداد بسته اید، بسته باشید.
این شامل رسیدگی به تمام پرداخت های معوق می شود. شما می خواهید مطمئن شوید که تمام فاکتورها، کمیسیون ها، کارمزدها، پاداش ها، آنچه که دارید، پرداخت می شود. تمام هزینه های مربوط به پروژه را تکمیل کنید. در صورت عدم پرداخت این کار انجام نمی شود.

3. منابع را آزاد کنید

 شما یک تیم برای پروژه جمع می کنید، و اکنون باید آنها را جدا کنید. این یک فرآیند رسمی و حیاتی است که آنها را برای پروژه بعدی آزاد می کند. هر تیم برای ترکیبی از مهارت ها و تجربیاتی که در یک پروژه به ارمغان می آورد گرد هم آمده است. این پروژه اعضای تیمی را که می خواهید با آنها کار کنید مشخص می کند و هر پروژه کمی متفاوت خواهد بود که در تیم استخدام شده برای اجرای آن منعکس می شود.
این موضوع برای منابع داخلی و خارجی صادق است. موارد خارجی ممکن است واضح تر باشند، زیرا شما با آنها قرارداد بسته اید، و این قرارداد مدت زمان خواهد داشت. وقتی تمام شد، مطمئن شوید که همه آنها به طور کامل پرداخت شده اند تا بتوانند امضا کنند و آنجا را ترک کنند. اما منابع داخلی باقی می مانند، بنابراین باید به خود یادآوری کنید که زمان آنها در پروژه نیز محدود است، و اگر پس از اتمام پروژه منابع خود را آزاد نکنید، ممکن است پروژه های تیم دیگر را مسدود کنید.

4. یک گزارش بسته شدن پروژه بنویسید

 همانطور که در بالا ذکر شد، گزارش بسته شدن پروژه پس از تکمیل پروژه برای نشان دادن ارزش آن برای ذینفعان پروژه و توجیه هزینه های اجرای آن برای ثبت پروژه استفاده می شود. دستیابی به اهداف پروژه، مزایای قابل اندازه گیری را فهرست می کند و نشان می دهد که پروژه با اهداف و اولویت های استراتژیک سازمان همسو است.
همچنین تأثیرات بلندمدت پروژه، مانند بهبود پایداری، بهترین شیوه‌ها و غیره را مورد بحث قرار می‌دهد. بخشی برای درس‌های آموخته‌شده وجود دارد تا آنچه را که خوب پیش رفت و آنچه را که نشد تا اشتباهات در آینده تکرار نشوند، وجود دارد. گزارش بسته شدن پروژه دارای خلاصه ای از بازخورد سهامداران و در صورت لزوم، نتایج مدیریت تغییر خواهد بود.

5. یک جلسه پایانی پروژه برگزار کنید

 جلسه پایان پروژه یک گردهمایی رسمی است که نشان دهنده اتمام یک پروژه است. این چندین هدف مهم را دنبال می کند و به نهایی شدن مناسب پروژه کمک می کند. معمولاً شامل بازبینی اهداف پروژه برای ارزیابی برآورده شدن آنها، تأیید کامل شدن تمام محصولات تحویلی و انجام یک بررسی مالی برای اطمینان از پایبندی پروژه به بودجه است.
این گروه در مورد خوب، بد و زشت پروژه بحث خواهد کرد تا درس های آموخته شده را تعریف کند و آنها را در پروژه های آینده در مجموعه پروژه های سازمان به کار گیرد. آن‌ها تلاش‌های تیم و سهامدارانی را که در موفقیت پروژه سهیم بودند، شناسایی و قدردانی می‌کنند. تمام مستندات نهایی شده و در صورت وجود مراحل بعدی در مورد آنها بحث می شود.

6. اسناد بایگانی از پروژه های قدیمی

درس هایی می توان آموخت، به همین دلیل است که در طول پروژه به طور منظم با تیم خود ملاقات می کنید و پس از آن به روند آن نگاه می کنید. با این حال، اگر آرشیوی ندارید که بتوانید سوابق قدیمی را در آن جمع آوری کنید، هر دانشی که به دست می آورید به دلیل سازماندهی و مدیریت ضعیف از بین می رود. شما برای داشتن اسناد پروژه عالی تلاش کردید، آن را از دست ندهید.

قبل از بستن پروژه، تمام اسناد و هر یادداشت و داده ای که می تواند مفید باشد را بایگانی کنید. حتی اگر هرگز به آن دسترسی ندارید، نیاز است که یک دنباله کاغذی از کارهای انجام شده در هر پروژه برای سایر افراد سازمان نگه دارید. این ممکن است شامل تیم های حقوقی، تیم های منابع انسانی یا حتی جانشین شما باشد. شما هرگز نمی دانید چه زمانی ممکن است کسی مجبور شود به یک سوال پاسخ دهد یا بخواهد یاد بگیرد که چگونه یک مشکل قدیمی حل شده است. آن را مانند کنار گذاشتن آذوقه برای زمستان در نظر بگیرید.

7. موفقیت را جشن بگیرید

 اگر برای شما احمقانه به نظر می رسد، پس کار خود را انجام نمی دهید. هیچ چیز احمقانه ای در مورد پاداش دادن به تیم خود برای تصدیق کار به خوبی انجام شده وجود ندارد. این بسته شدن را ایجاد می کند، چیزی که این بخش از پروژه در مورد آن است، اما همچنین بذری را می کارد که در پروژه های بعدی هنگامی که با اعضای تیم قدیمی کار می کنید، شکوفا می شود.